Bruke tiden din klokt betyr også å bestemme hvilke oppgaver som må gjøres først, hvordan du unngår distrahert, og hvordan du får ting gjort når nye prioriteringer kommer opp. Når arbeidsgivere stiller spørsmål til deg i et intervju om tidsstyring, prøver de å måle hvordan du håndterer ressursene dine, og hvis du kan være fleksibel og stilig mens du fremdeles produserer et kvalitetsarbeidsprodukt.
Tips for å svare på tidsstyringsintervjuer
Å være forberedt med et grundig, detaljert svar som er nøye begrunnet, vil imponere en potensiell leder. Å nevne hvordan du håndterer ulike aspekter av tidsstyring, vil skille deg fra andre kandidater, spesielt hvis du gir spesifikke eksempler.
Daglig prioritering
Arbeidsgivere vil vite at du kan håndtere dine egne oppgaver hver dag uten å bli fortalt hvert trinn av det som må gjøres. De vil også vite at du klarer å prioritere arbeid på riktig måte. Du kan oppnå dette i svaret ditt ved å si at du oppretter en fersk oppgaveliste for deg selv i begynnelsen av hver arbeidsdag, bestilt innen en tidsfrist og på nivået av betydning. Siden du vet at overraskelser og forstyrrelser kan oppstå, oppretter du tre "må-vinner" for deg selv av oppgaver som må fylles ut innen utgangen av virksomheten.
Du kan også forklare hvordan du bruker "80/20 Rule" (også kjent som "Pareto's Principle") for å prioritere arbeidsoppgaver.
80/20-regelen sier at i noe prosjekt gir 20% av aktivitetene 80% av resultatene. Vanligvis bruker de første 10% og de siste 10% av tiden brukt på et prosjekt de mest ressursene og er mest arbeidsintensive. Dermed kan du forklare hvordan du planlegger din tid slik at du kan gi full oppmerksomhet til de mest kritiske stadiene av et gitt prosjekt (vanligvis begynnelsen og slutten / utrullingen).
Unngå multitasking
Selv om det var en tid da ansatte som kunne gjøre mange ting på en gang, ble verdsatt, har nyere studier vist at multitasking generelt sett er overvurdert. Altfor ofte blir folk som prøver å fullføre flere oppgaver på samme tid ender med å gjøre sløvt arbeid, og mister tiden de har "reddet" når de senere blir tvunget til å rette opp feilene sine.
Et sentralt element i effektiv tidsstyring er muligheten til å planlegge tiden din slik at du kan fokusere på en ting om gangen. Hvis du med eksempel eller to kan demonstrere evnen til effektivt "enkeltoppgave" utfordrende arbeidsoppgaver, gir du intervjueren et godt inntrykk av at du er dedikert til å levere kvalitetsarbeid.
Møte frister
Å møte viktige tidsfrister er et viktig aspekt av arbeidet ditt. Når en potensiell arbeidsgiver spør hvordan du håndterer tidsfrister, understreker du forståelsen av prosesser og viktigheten av å jobbe videre. Svaret ditt kan for eksempel være at du jobber bakover fra tidsfristen når du planlegger tilnærming til et prosjekt, bryter det inn i mindre oppgaver og fastsetter minimitidsfrister for hver oppgave som går opp til prosjektets samlede forfallsdato. På den måten gjør du kontinuerlig fremgang hver dag, og du sikrer at prosjektet er ferdig til tiden.
Håndtering av avbrudd
Avbrudd og forstyrrelser er vanlige på arbeidsplassen. Din evne til å blokkere dem ut og håndtere dem hensiktsmessig, er sentral for din generelle ytelse. Arbeidsgivere ser etter arbeidstakere som kan sette fast grenser, holde seg fra å bli distrahert på jobb av kollegaer eller morsomme nettsteder. Nevne strategier du har satt på plass, for eksempel å bruke hodetelefoner for å blokkere chit-chat, sette blokker på datamaskinen din for bestemte biter av kjernen "arbeidstid", og begrense vannkjølerens sladder.
Arbeidslivsbalanse
For en god arbeidsgiver, sørg for at ansatte er balansert og ikke stresset eller brent ut, er viktig for selskapets moral og produktivitet. Når arbeidsgivere spør om dette, ser de egentlig ikke etter noen til å si "arbeid er mitt liv" eller at de ikke har noen hobbyer eller forpliktelser utenfor arbeidsplassen; ledere vet at det ikke er sunt.
I stedet fokusere svaret på hvordan du gir deg full innsats på jobben og er helt tilstede mens du er på døgnet, og at effektiviteten din lar deg koble fra når du er hjemme.
Tidsstyringsspørsmål kan være vanskelig, ettersom ledere virkelig ser etter mer informasjon enn bare hvordan du bruker din tid. Fokusere svarene dine på disse viktige faktorene for å demonstrere effektiviteten og produktiviteten.